Cumplimiento normativo para empresas de menos de 50 empleados

El cumplimiento no es solo el RGPD. Una empresa o autónomo con menos de 50 empleados tiene que responder, a la vez, ante la Agencia de Protección de Datos, la Inspección de Trabajo y, llegado el caso, la justicia penal. Son cuatro frentes con leyes distintas, y en casi todos hay documentos que la ley da por supuesto que tienes.

Tranquilia parte de un cuestionario corto por empresa y genera esos documentos ya adaptados a tu actividad, en lenguaje claro y listos para firmar. Aquí tienes los cuatro pilares y, dentro de cada uno, los documentos que cubre, con un artículo que explica cada uno en detalle.

Protección de datos (RGPD y LOPDGDD)

El pilar más conocido, pero no el único. Va sobre los datos personales que tratas: los de tus clientes, tu plantilla y tus proveedores. Lo regulan el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), y lo vigila la AEPD.

• Registro de actividades de tratamiento (RAT) — el inventario de qué datos tratas y para qué (art. 30 RGPD).
• Evaluación de impacto (AIPD/EIPD) — solo para tratamientos de riesgo alto (art. 35 RGPD).
• Política de privacidad — el deber de informar (arts. 13 y 14 RGPD).
• Política de cookies — el consentimiento en tu web (art. 22 LSSI).
• Contrato de encargado del tratamiento — con cada proveedor que trata datos por ti (art. 28 RGPD).
• Procedimiento de brechas de seguridad — qué hacer en las primeras 72 horas (arts. 33 y 34 RGPD).
• Procedimiento de derechos — cómo atiendes a quien pide ver o borrar sus datos (arts. 15 a 22 RGPD).
• Registro de consentimientos — la prueba de que tienes permiso (art. 7 RGPD).

Compliance penal (responsabilidad de la empresa)

Desde el art. 31 bis del Código Penal, una empresa puede responder penalmente de delitos cometidos en su nombre. Un modelo de prevención de delitos adecuado y eficaz es el escudo que puede dejarla exenta o atenuar esa responsabilidad. No es una multa por no tenerlo: es quedarte sin defensa si algo ocurre.

• Plan de prevención de delitos — el modelo de compliance que hace de escudo (art. 31 bis CP).
• Mapa de riesgos penales — dónde tu empresa está expuesta a un delito.
• Código ético y de conducta — las reglas del juego que sostienen el modelo.
• Régimen disciplinario — las consecuencias que le dan dientes al modelo.

Prevención de riesgos laborales (PRL)

En cuanto tienes un solo trabajador, la Ley 31/1995 te obliga a proteger su seguridad y su salud, y a poder demostrarlo. Lo vigila la Inspección de Trabajo, y las infracciones están entre las de mayor recorrido del orden laboral.

• Plan de prevención de riesgos laborales — obligatorio desde el primer trabajador (art. 16 LPRL).
• Evaluación de riesgos por puesto — qué puede hacer daño en cada puesto (art. 16 LPRL y RD 39/1997).
• Protocolo de acoso — obligatorio en toda empresa, sin importar el tamaño (art. 48 LO 3/2007).
• Plan de emergencia y evacuación — qué hacer si algo sale muy mal (art. 20 LPRL).
• Registro de formación y EPI — la prueba de que informaste y protegiste (arts. 18 y 19 LPRL, RD 773/1997).

Igualdad y registros laborales

Un grupo de obligaciones laborales que muchas pymes desconocen porque creen que solo afectan a las grandes empresas. La mayoría, en realidad, no dependen del tamaño.

• Registro retributivo — obligatorio para toda empresa con plantilla (RD 902/2020 y art. 28 ET).
• Registro de jornada — la anotación diaria de entrada y salida (art. 34.9 ET).
• Política de desconexión digital — el derecho a no estar disponible fuera de hora (art. 88 LOPDGDD).

Un cuestionario, toda la carpeta

No tienes que saber de antemano qué documentos te tocan. Das de alta la empresa, la app reconoce su actividad y te pregunta solo lo que hace falta. Al terminar, salen los documentos de los cuatro pilares que le correspondan, con su nombre y su logo. Puedes probarlo con hasta 2 empresas, sin tarjeta y sin límite de tiempo.