Política de privacidad: qué es obligatorio informar y dónde ponerlo

Sumario

• ¿Qué es la política de privacidad?
• ¿Qué información es obligatoria?
• ¿Dónde tienes que enseñarla?
• ¿Qué riesgo corres si no informas bien?
• Cómo lo genera Tranquilia
• Preguntas frecuentes
• Fuentes oficiales

¿Qué es la política de privacidad?

Es la forma de cumplir el «deber de información» del RGPD. La ley parte de una idea sencilla: si vas a usar los datos de una persona, esa persona tiene derecho a saber qué haces con ellos, en un lenguaje claro y antes de que se los quedes.

No es lo mismo que el aviso legal (que identifica a la empresa) ni que la política de cookies (que va sobre el rastreo en la web). Son tres textos distintos, aunque a menudo convivan en el mismo pie de página.

¿Qué información es obligatoria?

Los arts. 13 y 14 del RGPD fijan qué tienes que contar. Como mínimo:

1. Quién eres: identidad y contacto del responsable (tu empresa).
2. Para qué usas los datos (las finalidades) y con qué base legal.
3. A quién se los comunicas (gestoría, proveedores, Administración).
4. Cuánto tiempo los conservas.
5. Qué derechos tiene la persona (acceso, rectificación, supresión, oposición...) y cómo ejercerlos.
6. Que puede reclamar ante la AEPD si cree que no cumples.

El art. 13 se aplica cuando recoges los datos directamente de la persona; el art. 14, cuando los obtienes por otra vía. La información tiene que ser «concisa, transparente e inteligible» (art. 12): nada de un ladrillo de letra pequeña que nadie entiende.

¿Dónde tienes que enseñarla?

Allí donde pidas datos y en un sitio siempre accesible:

• En el pie de tu web, como enlace permanente.
• Junto a cada formulario (contacto, presupuesto, newsletter), con una casilla o un enlace claro.
• Cuando alguien te deja sus datos en persona o por teléfono, con una versión que puedas entregar o leer.

¿Qué riesgo corres si no informas bien?

Informar mal —o no informar— es de lo más fácil de detectar: basta con mirar tu web. La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) recibe muchas reclamaciones justamente por formularios sin información o con textos genéricos que no dicen nada.

El RGPD fija los máximos de sanción en dos niveles: hasta 10 millones de euros o el 2 % de la facturación, y hasta 20 millones o el 4 %, según la infracción (art. 83 RGPD); se aplica la cifra más alta. Para una pyme lo habitual no es la multa máxima, pero un formulario sin política de privacidad es una puerta abierta a una reclamación que podrías haber evitado con un texto bien hecho.

Cómo lo genera Tranquilia

A partir del cuestionario, Tranquilia redacta la política de privacidad con las finalidades y las bases legales propias de tu actividad, y te la deja lista para publicar en tu web y enlazar desde tus formularios. Si eres gestoría, la generas para cada empresa cliente.

Preguntas frecuentes

¿Vale con copiar la política de privacidad de otra web?

No. Cada negocio trata datos distintos, con finalidades distintas. Una política copiada suele mentir sobre lo que haces de verdad, y eso es peor que no tenerla: informas mal, que también se sanciona.

¿Es lo mismo la política de privacidad que el aviso legal?

No. El aviso legal identifica a la empresa y cumple la LSSI; la política de privacidad cumple el deber de información del RGPD. Son textos distintos, aunque muchas webs los enlacen juntos.

¿Tengo que informar también a mis empleados?

Sí. Tus trabajadores también son personas de las que tratas datos (nóminas, contratos). Necesitan su propia información de privacidad, distinta de la de tus clientes.

Fuentes oficiales

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 12, 13 y 14 (y art. 83, sanciones) — texto en EUR-Lex.
• Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
• BOE — Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), artículo 11 (deber de información).

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Información general sobre normativa. No sustituye el asesoramiento de un abogado ni el análisis de tu caso concreto. Si tienes dudas, consulta con tu gestoría o con un profesional del derecho.