Conformité réglementaire pour les entreprises de moins de 50 salariés

La conformité, ce n'est pas seulement le RGPD. Une entreprise ou un indépendant de moins de 50 salariés doit répondre, en même temps, devant l'Agencia Española de Protección de Datos (l'autorité espagnole de protection des données), devant l'Inspección de Trabajo (l'inspection du travail espagnole) et, le cas échéant, devant la justice pénale. Cela fait quatre fronts avec des lois différentes, et sur presque chacun il existe des documents que la loi suppose que vous avez.

Tranquilia part d'un questionnaire court par entreprise et génère ces documents déjà adaptés à votre activité, en langage clair et prêts à signer. Voici les quatre piliers et, dans chacun, les documents qu'il couvre, avec un article qui explique chacun en détail.

Protection des données (RGPD et LOPDGDD)

Le pilier le plus connu, mais pas le seul. Il porte sur les données personnelles que vous traitez : celles de vos clients, de votre personnel et de vos fournisseurs. Ils sont régis par le règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et par la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), et c'est l'AEPD qui y veille.

• Registre des activités de traitement (RAT) — l'inventaire des données que vous traitez et de leur finalité (art. 30 RGPD).
• Analyse d'impact (AIPD/EIPD) — uniquement pour les traitements à risque élevé (art. 35 RGPD).
• Politique de confidentialité — le devoir d'information (art. 13 et 14 RGPD).
• Politique de cookies — le consentement sur votre site (art. 22 LSSI).
• Contrat de sous-traitance — avec chaque prestataire qui traite des données pour vous (art. 28 RGPD).
• Procédure de violation de données — quoi faire dans les 72 premières heures (art. 33 et 34 RGPD).
• Procédure d'exercice des droits — comment vous répondez à qui demande à voir ou à effacer ses données (art. 15 à 22 RGPD).
• Registre des consentements — la preuve que vous avez l'autorisation (art. 7 RGPD).

Compliance pénale (responsabilité de l'entreprise)

Depuis l'art. 31 bis du Código Penal (le code pénal espagnol), une entreprise peut répondre pénalement d'infractions commises en son nom. Un modèle de prévention des délits adéquat et efficace est le bouclier qui peut l'exonérer de cette responsabilité ou l'atténuer. Ce n'est pas une amende pour ne pas en avoir : c'est se retrouver sans défense s'il arrive quelque chose.

• Plan de prévention des délits — le modèle de compliance qui fait bouclier (art. 31 bis CP).
• Cartographie des risques pénaux — là où votre entreprise est exposée à une infraction.
• Code éthique et de conduite — les règles du jeu qui font tenir le modèle.
• Régime disciplinaire — les conséquences qui donnent des dents au modèle.

Prévention des risques professionnels (PRL)

Dès que vous avez un seul salarié, la Ley 31/1995 vous oblige à protéger sa sécurité et sa santé, et à pouvoir le prouver. C'est l'Inspección de Trabajo qui y veille, et les infractions comptent parmi celles qui vont le plus loin en droit du travail espagnol.

• Plan de prévention des risques professionnels — obligatoire dès le premier salarié (art. 16 LPRL).
• Évaluation des risques par poste — ce qui peut faire mal à chaque poste (art. 16 LPRL et RD 39/1997).
• Protocole de harcèlement — obligatoire dans toute entreprise, quelle que soit sa taille (art. 48 LO 3/2007).
• Plan d'urgence et d'évacuation — quoi faire si quelque chose tourne très mal (art. 20 LPRL).
• Registre de formation et d'EPI — la preuve que vous avez informé et protégé (art. 18 et 19 LPRL, RD 773/1997).

Égalité et registres du travail

Un ensemble d'obligations en droit du travail que beaucoup de PME ignorent, parce qu'elles croient qu'elles ne concernent que les grandes entreprises. La plupart, en réalité, ne dépendent pas de la taille.

• Registre des rémunérations — obligatoire pour toute entreprise ayant du personnel (RD 902/2020 et art. 28 ET).
• Registre du temps de travail — le relevé quotidien des heures d'arrivée et de départ (art. 34.9 ET).
• Politique de déconnexion numérique — le droit à ne pas être joignable en dehors des heures (art. 88 LOPDGDD).

Un questionnaire, tout le dossier

Vous n'avez pas à savoir d'avance quels documents vous concernent. Vous enregistrez l'entreprise, l'application reconnaît son activité et ne vous demande que le nécessaire. À la fin, sortent les documents des quatre piliers qui la concernent, à son nom et avec son logo. Vous pouvez l'essayer avec jusqu'à 2 entreprises, sans carte et sans limite de temps.