Procedimiento de derechos: qué hacer cuando alguien te pide ver o borrar sus datos

Sumario

• ¿Qué derechos puede ejercer una persona?
• ¿En qué plazo tienes que responder?
• ¿Por qué necesitas un procedimiento escrito?
• ¿Qué riesgo corres si no respondes?
• Cómo lo resuelve Tranquilia
• Preguntas frecuentes
• Fuentes oficiales

¿Qué derechos puede ejercer una persona?

El RGPD reconoce varios derechos, a veces resumidos como «derechos ARSOPL»:

• Acceso (art. 15): saber qué datos suyos tienes y obtener una copia.
• Rectificación (art. 16): corregir datos equivocados.
• Supresión (art. 17), el «derecho al olvido»: pedir que los borres cuando ya no hacen falta.
• Oposición (art. 21): pedir que dejes de tratarlos, por ejemplo para publicidad.
• Limitación (art. 18): «congelar» el tratamiento mientras se resuelve una discusión.
• Portabilidad (art. 20): llevarse sus datos a otro proveedor.

No todos aplican siempre: hay excepciones (por ejemplo, no puedes borrar una factura que la ley te obliga a conservar). Pero sí tienes que responder a cada petición, aunque sea para explicar por qué no procede.

¿En qué plazo tienes que responder?

La regla general del art. 12 RGPD es un mes desde que recibes la petición. Puedes ampliarlo dos meses más si el caso es complejo, pero tienes que avisar a la persona dentro del primer mes, explicando por qué.

Responder «sin coste» es la norma: solo en casos claramente excesivos o repetitivos puedes cobrar o negarte, y tienes que justificarlo.

¿Por qué necesitas un procedimiento escrito?

Porque las peticiones no llegan por un único canal ordenado: llegan por email, por WhatsApp, por teléfono o en persona, y muchas veces a quien primero las recibe no es quien sabe qué hacer con ellas. Un procedimiento escrito responde de antemano a tres preguntas:

1. Cómo se identifica a quien pide (para no darle datos de alguien a un tercero).
2. Quién se encarga de contestar y en qué plazo.
3. Qué se responde en cada tipo de derecho, con una plantilla.

¿Qué riesgo corres si no respondes?

No atender un derecho es una de las causas más frecuentes de reclamación ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos): la persona se cansa de que la ignores y acude a ella. El RGPD fija los máximos de sanción en dos niveles: hasta 10 millones de euros o el 2 % de la facturación, y hasta 20 millones o el 4 %, según la infracción (art. 83 RGPD); se aplica la cifra más alta.

Para una pyme, lo caro no suele ser la multa, sino el descontrol: una petición que se pierde en un correo y acaba en reclamación cuando bastaba con contestarla a tiempo.

Cómo lo resuelve Tranquilia

Tranquilia te deja preparado el procedimiento de atención de derechos y las plantillas de respuesta para cada uno (acceso, supresión, oposición...), con los plazos ya marcados. Así, cuando llegue la primera petición, sabes exactamente qué hacer en vez de improvisar.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que responder aunque la petición me llegue por WhatsApp?

Sí. La ley no exige un formulario concreto: si alguien te pide sus datos por el canal que sea, la petición vale y el plazo empieza a contar. Por eso conviene tener un procedimiento que recoja todos los canales.

¿Puedo pedir el DNI para identificar a quien reclama?

Puedes pedir lo razonable para asegurarte de que es quien dice ser, sin excederte. La idea es no entregar datos de una persona a otra por error, no poner trabas para desanimar la petición.

¿Y si me piden borrar datos que la ley me obliga a guardar?

Se lo explicas. Hay datos que no puedes borrar mientras una obligación legal te obligue a conservarlos (por ejemplo, facturas). En ese caso deniegas la supresión de forma motivada, pero igualmente respondes en plazo.

Fuentes oficiales

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 12 a 22 (y art. 83, sanciones) — texto en EUR-Lex.
• Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
• BOE — Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), artículos 12 a 18.

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Información general sobre normativa. No sustituye el asesoramiento de un abogado ni el análisis de tu caso concreto. Si tienes dudas, consulta con tu gestoría o con un profesional del derecho.