Compliment normatiu per a empreses de menys de 50 empleats

El compliment no és només el RGPD. Una empresa o autònom amb menys de 50 empleats ha de respondre, alhora, davant l'Agencia Española de Protección de Datos, la Inspección de Trabajo i, arribat el cas, la justícia penal. Són quatre fronts amb lleis diferents, i en gairebé tots hi ha documents que la llei dona per fet que tens.

Tranquilia parteix d'un qüestionari curt per empresa i genera aquests documents ja adaptats a la teva activitat, en llenguatge clar i llestos per signar. Aquí tens els quatre pilars i, dins de cadascun, els documents que cobreix, amb un article que explica cada un en detall.

Protecció de dades (RGPD i LOPDGDD)

El pilar més conegut, però no l'únic. Va sobre les dades personals que tractes: les dels teus clients, la teva plantilla i els teus proveïdors. Els regulen el Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) i la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), i ho vigila l'AEPD.

• Registre d'activitats de tractament (RAT) — l'inventari de quines dades tractes i per a què (art. 30 RGPD).
• Avaluació d'impacte (AIPD/EIPD) — només per a tractaments de risc alt (art. 35 RGPD).
• Política de privacitat — el deure d'informar (arts. 13 i 14 RGPD).
• Política de cookies — el consentiment al teu web (art. 22 LSSI).
• Contracte d'encarregat del tractament — amb cada proveïdor que tracta dades per tu (art. 28 RGPD).
• Procediment de bretxes de seguretat — què fer en les primeres 72 hores (arts. 33 i 34 RGPD).
• Procediment de drets — com atens qui demana veure o esborrar les seves dades (arts. 15 a 22 RGPD).
• Registre de consentiments — la prova que tens permís (art. 7 RGPD).

Compliance penal (responsabilitat de l'empresa)

Des de l'art. 31 bis del Código Penal, una empresa pot respondre penalment de delictes comesos en nom seu. Un model de prevenció de delictes adequat i eficaç és l'escut que la pot deixar exempta o atenuar aquesta responsabilitat. No és una multa per no tenir-lo: és quedar-te sense defensa si passa alguna cosa.

• Pla de prevenció de delictes — el model de compliance que fa d'escut (art. 31 bis CP).
• Mapa de riscos penals — on la teva empresa està exposada a un delicte.
• Codi ètic i de conducta — les regles del joc que sostenen el model.
• Règim disciplinari — les conseqüències que donen dents al model.

Prevenció de riscos laborals (PRL)

Tan bon punt tens un sol treballador, la Ley 31/1995 t'obliga a protegir la seva seguretat i la seva salut, i a poder demostrar-ho. Ho vigila la Inspección de Trabajo, i les infraccions són de les de més recorregut de l'ordre laboral.

• Pla de prevenció de riscos laborals — obligatori des del primer treballador (art. 16 LPRL).
• Avaluació de riscos per lloc de treball — què pot fer mal a cada lloc (art. 16 LPRL i RD 39/1997).
• Protocol d'assetjament — obligatori a tota empresa, sense que importi la mida (art. 48 LO 3/2007).
• Pla d'emergència i evacuació — què fer si alguna cosa surt molt malament (art. 20 LPRL).
• Registre de formació i EPI — la prova que vas informar i vas protegir (arts. 18 i 19 LPRL, RD 773/1997).

Igualtat i registres laborals

Un grup d'obligacions laborals que moltes pimes desconeixen perquè creuen que només afecten les grans empreses. La majoria, en realitat, no depenen de la mida.

• Registre retributiu — obligatori per a tota empresa amb plantilla (RD 902/2020 i art. 28 ET).
• Registre de jornada — l'anotació diària d'entrada i sortida (art. 34.9 ET).
• Política de desconnexió digital — el dret a no estar disponible fora d'hora (art. 88 LOPDGDD).

Un qüestionari, tota la carpeta

No has de saber per endavant quins documents et toquen. Dones d'alta l'empresa, l'app reconeix la seva activitat i et pregunta només el que fa falta. En acabar, surten els documents dels quatre pilars que li corresponguin, amb el seu nom i el seu logo. Ho pots provar amb fins a 2 empreses, sense targeta i sense límit de temps.