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Protection des données

Registre des consentements : comment prouver que vous avez la permission de traiter les données

Auteur: Tranquilia by GRAC SA4 min de lecture

Information générale sur la réglementation. Ne remplace ni l’avis d’un avocat ni l’analyse de votre cas précis.

Réponse directe : quand vous traitez des données parce que la personne vous en a donné la permission (par exemple, pour lui envoyer votre newsletter), le RGPD vous oblige à pouvoir prouver cette permission : qui l'a donnée, quand et pour quoi faire (art. 7.1). Le registre des consentements est l'endroit où vous conservez cette preuve. Sans lui, un « oui » que vous ne pouvez pas prouver, c'est comme s'il n'existait pas. Tranquilia enregistre les consentements que vous recueillez et vous laisse la preuve bien rangée.

Sommaire

Qu'est-ce que le registre des consentements ?

C'est la preuve que vous avez la permission. Le principe de « responsabilité proactive » du RGPD (art. 5.2) ne se contente pas que vous respectiez la règle : il exige que vous puissiez prouver que vous la respectez. Pour le consentement, cela veut dire garder la trace de chaque « oui » : quelle personne, pour quelle finalité, à quelle date et avec quel texte elle l'a accepté.

Il n'y a pas besoin d'un système compliqué. Cela peut être un registre simple, mais il doit exister et être à jour.

Quand avez-vous besoin du consentement ?

Le consentement n'est qu'une des bases légales du RGPD, pas la seule. Beaucoup de traitements s'appuient sur un contrat ou sur une obligation légale, et là vous n'avez pas besoin de demander la permission. Le consentement est nécessaire, surtout, pour des choses comme :

  • Envoyer de la publicité ou des newsletters à quelqu'un qui n'est pas déjà client.
  • Utiliser des cookies d'analyse ou de publicité sur votre site web.
  • Publier des photos ou des images de personnes.

Dans ces cas-là, le « oui » doit être réel et démontrable.

Ce qui rend un consentement valable

L'art. 4.11 et l'art. 7 du RGPD fixent les règles. Un consentement valable est :

  • Libre : sans pression et sans conditionner un service à l'acceptation de quelque chose qui n'est pas nécessaire.
  • Spécifique : pour une finalité précise, pas un « j'accepte tout » en bloc.
  • Éclairé : la personne sait à quoi elle dit oui.
  • Univoque : un acte clair et positif. Une case pré-cochée n'est pas valable, et le silence non plus.

De plus, retirer le consentement doit être aussi facile que de le donner (art. 7.3).

Quel risque courez-vous si vous ne pouvez pas le prouver ?

Si quelqu'un se plaint que vous lui avez envoyé de la publicité sans permission et que vous ne pouvez pas prouver qu'il a dit oui, l'AEPD (Agencia Española de Protección de Datos, l'autorité espagnole de protection des données) présume que vous ne l'aviez pas. La charge de la preuve vous incombe, pas à celui qui réclame.

Le RGPD fixe les plafonds de sanction à deux niveaux : jusqu'à 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires, et jusqu'à 20 millions ou 4 %, selon l'infraction (art. 83 RGPD) ; le montant le plus élevé s'applique. L'envoi de publicité sans consentement démontrable est l'un des motifs de réclamation les plus fréquents contre les PME : cela s'évite en conservant bien la preuve.

Comment Tranquilia le résout

Quand vous recueillez un consentement via l'application, Tranquilia conserve la trace complète (finalité, date et texte accepté) et vous laisse le registre rangé et exportable. Ainsi, si quelqu'un réclame, vous avez la preuve sous la main au lieu de chercher dans de vieux courriels.

Questions fréquentes

Une case déjà cochée par défaut est-elle valable ?

Non. Le RGPD exige un acte positif clair : la personne doit cocher la case elle-même. Une case pré-cochée ou un « si vous ne dites rien, je considère que vous acceptez » ne sont pas des consentements valables.

Si je traite des données au titre d'un contrat, dois-je aussi enregistrer un consentement ?

Pas pour ce traitement. Si la base légale est le contrat ou une obligation légale, vous ne demandez pas de consentement et, par conséquent, vous ne l'enregistrez pas. Le registre est fait pour les traitements qui s'appuient bien sur la permission de la personne.

Combien de temps est-ce que je conserve la preuve du consentement ?

Tant que dure le traitement fondé sur cette permission, et un temps raisonnable après, au cas où vous auriez à démontrer que vous l'aviez. Quand la personne retire son consentement, vous cessez de traiter les données, mais vous conservez la preuve qu'il a existé à ce moment-là.

Sources officielles

Information générale sur la réglementation. Elle ne remplace pas le conseil d'un avocat ni l'analyse de votre cas concret. Si vous avez des doutes, consultez votre gestoría ou un professionnel du droit.

Révision: Traduction de l'original espagnol, qui prévaut en cas de divergence.

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