Registre de consentiments: com demostrar que tens permís per tractar les dades

Sumari

• Què és el registre de consentiments?
• Quan necessites consentiment?
• Què fa vàlid un consentiment
• Quin risc corres si no ho pots demostrar?
• Com ho resol Tranquilia
• Preguntes freqüents
• Fonts oficials

Què és el registre de consentiments?

És la prova que tens permís. El principi de «responsabilitat proactiva» del RGPD (art. 5.2) no es conforma que compleixis: exigeix que puguis demostrar que compleixes. Per al consentiment, això vol dir guardar el rastre de cada «sí»: quina persona, per a quina finalitat, en quina data i amb quin text el va acceptar.

No cal un sistema complicat. Pot ser un registre senzill, però ha d'existir i estar al dia.

Quan necessites consentiment?

El consentiment és només una de les bases legals del RGPD, no l'única. Molts tractaments es basen en un contracte o en una obligació legal, i allà no necessites demanar permís. El consentiment cal, sobretot, per a coses com:

• Enviar publicitat o newsletters a qui no és ja client.
• Fer servir cookies d'analítica o publicitat al teu web.
• Publicar fotos o imatges de persones.

En aquests casos, el «sí» ha de ser real i demostrable.

Què fa vàlid un consentiment

L'art. 4.11 i l'art. 7 del RGPD marquen les regles. Un consentiment vàlid és:

• Lliure: sense pressió i sense condicionar un servei a acceptar alguna cosa que no cal.
• Específic: per a una finalitat concreta, no un «ho accepto tot» en bloc.
• Informat: la persona sap a què diu que sí.
• Inequívoc: un acte clar i afirmatiu. Una casella premarcada no val, i el silenci tampoc.

A més, retirar el consentiment ha de ser tan fàcil com donar-lo (art. 7.3).

Quin risc corres si no ho pots demostrar?

Si algú reclama que li vas enviar publicitat sense permís i tu no pots provar que va dir que sí, l'AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) dona per fet que no el tenies. La càrrega de la prova és teva, no de qui reclama.

El RGPD fixa els màxims de sanció en dos nivells: fins a 10 milions d'euros o el 2 % de la facturació, i fins a 20 milions o el 4 %, segons la infracció (art. 83 RGPD); s'aplica la xifra més alta. L'enviament de publicitat sense consentiment demostrable és un dels motius de reclamació més freqüents contra pimes: s'evita guardant bé la prova.

Com ho resol Tranquilia

Quan reculls un consentiment a través de l'app, Tranquilia guarda el rastre complet (finalitat, data i text acceptat) i et deixa el registre ordenat i exportable. Així, si algú reclama, tens la prova a mà en lloc de buscar en correus antics.

Preguntes freqüents

Val una casella ja marcada per defecte?

No. El RGPD exigeix un acte afirmatiu clar: la persona ha de marcar ella la casella. Una casella premarcada o un «si no dius res, entenc que acceptes» no són consentiments vàlids.

Si tracto dades per un contracte, també he de registrar consentiment?

No per a aquest tractament. Si la base legal és el contracte o una obligació legal, no demanes consentiment i, per tant, no el registres. El registre és per als tractaments que sí que es basen en el permís de la persona.

Quant de temps guardo la prova del consentiment?

Mentre duri el tractament basat en aquest permís i un temps raonable després, per si has de demostrar que el tenies. Quan la persona retira el consentiment, deixes de tractar les dades, però conserves la prova que en el seu moment va existir.

Fonts oficials

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), articles 4.11, 5.2 i 7 (i art. 83, sancions) — text a EUR-Lex.
• Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
• BOE — Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), article 6 (consentiment).

---

Informació general sobre normativa. No substitueix l'assessorament d'un advocat ni l'anàlisi del teu cas concret. Si tens dubtes, consulta amb la teva gestoria o amb un professional del dret.