RGPD en un restaurant: els 9 documents que necessites

Última revisió: 16 de juliol de 2026. Autor: Tranquilia by GRAC SA.

Sumari

1. Per què un restaurant petit necessita aquests papers?
2. Document 1 — El registre del que fas amb les dades (RAT)
3. Document 2 — La informació per als teus clients
4. Document 3 — El cartell de càmeres (si en tens)
5. Document 4 — El contracte amb el teu TPV, el teu programari de reserves o la teva gestoria
6. Documents 5 i 6 — El que signa cada empleat
7. Document 7 — El registre de jornada, també és protecció de dades?
8. Document 8 — El permís per enviar ofertes per WhatsApp o correu electrònic
9. Document 9 — Quant de temps guardes cada dada
10. Els 9 documents, d'un cop d'ull
11. Què passa si no els tens?
12. Preguntes freqüents

Per què un restaurant petit necessita aquests papers?

Un restaurant maneja més dades personals de les que sembla: les dels seus clients (reserves, factures, de vegades al·lèrgies o preferències), les dels seus empleats (nòmines, horaris, de vegades imatges de les càmeres) i les dels seus proveïdors. El RGPD no eximeix els negocis petits. S'aplica igual a un bar de barri que a una cadena.

No cal un departament jurídic. Calen 9 documents concrets, la majoria d'una pàgina, escrits amb les dades reals del teu negoci.

L'hostaleria no és un sector menor per a l'autoritat que vigila això a Espanya, l'AEPD (Agencia Española de Protección de Datos). Segons la seva pròpia memòria d'activitat de 2025, l'Agència va tancar 326 procediments amb multa aquell any (davant dels 281 de 2024), per un import total de 48.108.765 €. Dos de cada tres euros sancionats es van concentrar en tres tipus d'infracció: serveis d'internet, comerç i hostaleria, i bretxes de seguretat. Ho veuràs més avall amb un cas real i amb la font citada, sense dramatitzar: l'objectiu d'aquest article és que tinguis els papers en ordre, no que tinguis por.

Document 1 — El registre del que fas amb les dades (RAT)

És el document base. En llenguatge tècnic es diu Registre d'Activitats de Tractament, però és, simplement, la teva llista de les dades que manegues i per a què (art. 30 RGPD). Un restaurant sol tenir, com a mínim, 3-4 línies en aquesta llista: clients, empleats, proveïdors i, si té càmeres, videovigilància.

Per cada línia apuntes: quines dades tractes, per a què, amb quina base legal, quant de temps les guardes i a qui les passes (per exemple, la teva gestoria o la plataforma de reserves). És el primer document perquè els altres s'hi recolzen.

Document 2 — La informació per als teus clients

Cada vegada que demanes dades a un client (una reserva per telèfon o per web, una factura amb NIF, una fitxa de fidelització) li has de dir, de manera breu, què fas amb aquestes dades (art. 13 RGPD). Això s'anomena clàusula informativa i sol tenir dues capes:

• Una frase curta en el mateix formulari o en la factura: qui ets, per a què fas servir la dada i on ampliar la informació.
• Un text més complet, enllaçat o disponible al local, amb tots els detalls.

Si tens web amb formulari de reserves, butlletí o botó de WhatsApp, cadascun d'aquests punts d'entrada necessita la seva pròpia clàusula, adaptada al que realment hi fas.

Document 3 — El cartell de càmeres (si en tens)

Si graves imatges de clients o empleats —la càmera de l'entrada, la de la caixa, la del menjador—, tens dues obligacions que van juntes:

1. Un cartell visible a la zona gravada, amb el model oficial de l'AEPD (existència de la zona videovigilada, qui és el responsable i on exercir els teus drets).
2. Anotar la càmera al teu registre (document 1) i tenir disponible la informació ampliada per a qui la demani.

Aquí convé ser prudent amb l'enquadrament. Un cas real: el 2022, l'AEPD va multar amb 20.000 € un restaurant per gravar so i imatge a la zona de descans dels empleats —un espai on la càmera no està justificada com a mesura de seguretat del negoci— (font: FACUA, veure les fonts al final). La regla general de l'AEPD és senzilla: la càmera vigila el negoci (accessos, caixa, magatzem), no espia les persones que hi treballen o hi mengen.

Document 4 — El contracte amb el teu TPV, el teu programari de reserves o la teva gestoria

Qualsevol empresa externa que manegi dades per tu és el que la llei anomena un encarregat del tractament: la teva gestoria quan fa les nòmines, el teu proveïdor de TPV, la plataforma de reserves en línia, l'empresa que gestiona la teva pàgina de delivery. Amb cadascun necessites un contracte d'encarregat del tractament (art. 28 RGPD) que fixi què pot fer amb aquestes dades i què no.

No cal negociar-lo des de zero: la majoria d'aquests proveïdors ja tenen el seu propi model de contracte disponible per signar o acceptar en línia. La teva tasca és identificar tots els que toquen dades del teu negoci i tenir el contracte signat amb cadascun.

Documents 5 i 6 — El que signa cada empleat

Cada persona que treballa amb tu signa, en entrar, dos documents curts:

• La clàusula informativa laboral: quines dades seves tractes (nòmina, horari, de vegades imatge) i per a què. Va com a annex al contracte de treball (art. 13 RGPD).
• El compromís de confidencialitat: l'acord de no explicar el que veu a la feina —dades de clients, receptes, xifres del negoci— (deure de confidencialitat, art. 5 LOPDGDD).

Si l'empleat surt en fotos per a xarxes socials, necessites un tercer paper a part: el seu consentiment d'imatge, separat i voluntari, que pot retirar quan vulgui.

Document 7 — El registre de jornada, també és protecció de dades?

Sí, encara que no ho sembli. Des del 2019 totes les empreses, sigui quina sigui la seva mida, estan obligades a registrar l'hora d'entrada i de sortida de cada treballador (art. 34.9 de l'Estatuto de los Trabajadores, introduït pel Real Decreto-ley 8/2019). Aquest registre guarda dades personals, així que també entra a la teva llista del document 1.

Un avís pràctic: l'AEPD ha publicat una guia específica sobre el fitxatge amb empremta dactilar o altres dades biomètriques. Els considera dades delicades i exigeix que el negoci demostri que no hi ha una altra manera raonable de registrar la jornada abans de fer-les servir. Si pots fitxar amb targeta, PIN o una app, és l'opció amb menys paperassa i menys risc.

Document 8 — El permís per enviar ofertes per WhatsApp o correu electrònic

Si vols avisar els teus clients d'una promoció, un esdeveniment o el menú del dia per WhatsApp, SMS o correu electrònic, necessites el seu permís explícit i específic per a això: una casella que el client marca ell mateix, mai premarcada, i que pot desmarcar quan vulgui. Aquest consentiment és diferent del que fas servir per gestionar una reserva o una factura: l'un no substitueix l'altre.

Guarda constància de quan i com el va donar (la data, el formulari, el text exacte que va acceptar). És la teva prova si algun dia te la demanen.

Document 9 — Quant de temps guardes cada dada

L'últim document és la teva política de conservació: quant de temps guardes cada tipus de dada abans d'esborrar-la. A Espanya hi ha terminis legals que ja marquen el mínim: les factures, per exemple, es conserven per obligació fiscal i mercantil (consulta amb la teva gestoria els terminis exactes aplicables al teu cas, que varien segons el tipus de document). Les dades d'un client que no torna, o d'un currículum que no vas contractar, no es guarden "per si de cas": s'esborren quan ja no fan falta.

Els 9 documents, d'un cop d'ull

Què passa si no els tens?

El que és real, sense dramatitzar: l'AEPD és qui vigila això a Espanya i pot demanar explicacions, ordenar canvis o posar una multa. El cas del restaurant sancionat amb 20.000 € que has vist al document 3 no és una excepció rara: la memòria 2025 de l'AEPD situa "comerç i hostaleria" entre els tres tipus d'infracció que concentren dos terços de l'import sancionat aquell any.

A la pràctica, la majoria dels expedients contra negocis petits comencen per una queixa d'un client o d'un empleat, no per una inspecció a l'atzar. Tenir aquests 9 documents en ordre no és només complir la llei: és tenir una resposta clara i a mà si algun dia algú pregunta.

Preguntes freqüents

Un bar amb un sol empleat necessita igualment els 9 documents? Sí, encara que alguns són més curts. Si no tens càmeres, et saltes el document 3. Si no fas màrqueting per WhatsApp o correu electrònic, et saltes el document 8. Els altres s'apliquen des del primer empleat.

N'hi ha prou amb copiar una plantilla d'internet? Una plantilla genèrica no esmenta el teu NIF, els teus proveïdors reals ni les teves càmeres concretes, així que no serveix tal com està. Serveix com a punt de partida si l'adaptes amb les dades del teu negoci.

Qui em pot ajudar a emplenar això? La teva gestoria, si et porta la comptabilitat, és la més indicada: ja coneix les teves dades fiscals i laborals. També pots generar-los tu mateix responent un qüestionari guiat sobre el teu negoci.

Això també s'aplica a un food truck o a un càtering sense local fix? Sí. El que determina quins documents necessites no és el local, sinó quines dades tractes: si tens clients, empleats i proveïdors, s'apliquen els mateixos 9 documents, adaptats a la teva manera de treballar.

---

Vols generar aquests 9 documents amb les dades reals del teu restaurant? Tranquilia té un qüestionari guiat pensat per a l'hostaleria: preguntes simples, sense argot, llest en uns 15 minuts. El pots veure al cas d'ús per a restaurants.

Informe elaborat amb finalitats informatives. No constitueix assessorament jurídic individualitzat: per al teu cas concret, consulta la teva gestoria o un advocat especialitzat.