RGPD nun restaurante: os 9 documentos que precisas

Última revisión: 16 de xullo de 2026. Autor: Tranquilia by GRAC SA.

Sumario

1. Por que un restaurante pequeno precisa estes papeis?
2. Documento 1 — O rexistro do que fas cos datos (RAT)
3. Documento 2 — A información para os teus clientes
4. Documento 3 — O cartel de cámaras (se as tes)
5. Documento 4 — O contrato co teu TPV, o teu software de reservas ou a túa xestoría
6. Documentos 5 e 6 — O que asina cada empregado
7. Documento 7 — O rexistro de xornada, tamén é protección de datos?
8. Documento 8 — O permiso para mandar ofertas por WhatsApp ou correo electrónico
9. Documento 9 — Canto tempo gardas cada dato
10. Os 9 documentos, dunha ollada
11. Que pasa se non os tes?
12. Preguntas frecuentes

Por que un restaurante pequeno precisa estes papeis?

Un restaurante manexa máis datos persoais dos que parece: os dos seus clientes (reservas, facturas, ás veces alerxias ou preferencias), os dos seus empregados (nóminas, horarios, ás veces imaxes das cámaras) e os dos seus provedores. O RGPD non exime os negocios pequenos. Aplícase igual a un bar de barrio que a unha cadea.

Non cómpre un departamento xurídico. Cómpren 9 documentos concretos, a maioría dunha páxina, escritos cos datos reais do teu negocio.

A hostalaría non é un sector menor para a autoridade que vixía isto en España, a AEPD (Agencia Española de Protección de Datos). Segundo a súa propia memoria de actividade de 2025, a Axencia pechou 326 procedementos con multa ese ano (fronte a 281 en 2024), por un importe total de 48.108.765 €. Dous de cada tres euros sancionados concentráronse en tres tipos de infracción: servizos de internet, comercio e hostalaría, e brechas de seguridade. Veralo máis abaixo cun caso real e coa fonte citada, sen dramatizar: o obxectivo deste artigo é que teñas os papeis en orde, non que teñas medo.

Documento 1 — O rexistro do que fas cos datos (RAT)

É o documento base. En linguaxe técnica chámase Rexistro de Actividades de Tratamento, pero é, simplemente, a túa lista dos datos que manexas e para que (art. 30 RGPD). Un restaurante adoita ter, como mínimo, 3-4 liñas nesa lista: clientes, empregados, provedores e, se ten cámaras, videovixilancia.

Por cada liña apuntas: que datos tratas, para que, con que base legal, canto tempo os gardas e a quen llos pasas (por exemplo, a túa xestoría ou a plataforma de reservas). É o primeiro documento porque os demais apóianse nel.

Documento 2 — A información para os teus clientes

Cada vez que lle pides datos a un cliente (unha reserva por teléfono ou por web, unha factura con NIF, unha ficha de fidelización) tes que dicirlle, de forma breve, que fas con eses datos (art. 13 RGPD). Isto chámase cláusula informativa e adoita ter dúas capas:

• Unha frase curta no propio formulario ou na factura: quen es, para que usas o dato e onde ampliar a información.
• Un texto máis completo, ligado ou dispoñible no local, con todos os detalles.

Se tes web con formulario de reservas, boletín ou botón de WhatsApp, cada un deses puntos de entrada precisa a súa propia cláusula, adaptada ao que realmente fas alí.

Documento 3 — O cartel de cámaras (se as tes)

Se gravas imaxes de clientes ou empregados —a cámara da entrada, a da caixa, a do comedor—, tes dúas obrigas que van xuntas:

1. Un cartel visible na zona gravada, co modelo oficial da AEPD (existencia da zona videovixiada, quen é o responsable e onde exercer os teus dereitos).
2. Anotar a cámara no teu rexistro (documento 1) e ter dispoñible a información ampliada para quen a pida.

Aquí convén ser prudente co encadre. Un caso real: en 2022, a AEPD multou con 20.000 € un restaurante por gravar son e imaxe na zona de descanso dos empregados —un espazo onde a cámara non está xustificada como medida de seguridade do negocio— (fonte: FACUA, ver as fontes ao final). A regra xeral da AEPD é sinxela: a cámara vixía o negocio (accesos, caixa, almacén), non espía as persoas que traballan ou comen nel.

Documento 4 — O contrato co teu TPV, o teu software de reservas ou a túa xestoría

Calquera empresa externa que manexe datos por ti é o que a lei chama un encargado do tratamento: a túa xestoría cando fai as nóminas, o teu provedor de TPV, a plataforma de reservas en liña, a empresa que xestiona a túa páxina de delivery. Con cada un precisas un contrato de encargado do tratamento (art. 28 RGPD) que fixe que pode facer con eses datos e que non.

Non cómpre negocialo desde cero: a maioría destes provedores xa teñen o seu propio modelo de contrato dispoñible para asinar ou aceptar en liña. A túa tarefa é identificar todos os que tocan datos do teu negocio e ter o contrato asinado con cada un.

Documentos 5 e 6 — O que asina cada empregado

Cada persoa que traballa contigo asina, ao entrar, dous documentos curtos:

• A cláusula informativa laboral: que datos seus tratas (nómina, horario, ás veces imaxe) e para que. Vai como anexo ao contrato de traballo (art. 13 RGPD).
• O compromiso de confidencialidade: o acordo de non contar o que ve no traballo —datos de clientes, receitas, cifras do negocio— (deber de confidencialidade, art. 5 LOPDGDD).

Se o empregado sae en fotos para redes sociais, precisas un terceiro papel á parte: o seu consentimento de imaxe, separado e voluntario, que pode retirar cando queira.

Documento 7 — O rexistro de xornada, tamén é protección de datos?

Si, aínda que non o pareza. Desde 2019 todas as empresas, sexa cal sexa o seu tamaño, están obrigadas a rexistrar a hora de entrada e saída de cada traballador (art. 34.9 do Estatuto de los Trabajadores, introducido polo Real Decreto-ley 8/2019). Ese rexistro garda datos persoais, así que entra tamén na túa lista do documento 1.

Un aviso práctico: a AEPD publicou unha guía específica sobre o fichaxe con pegada dactilar ou outros datos biométricos. Considéraos datos delicados e esixe que o negocio demostre que non hai outra forma razoable de rexistrar a xornada antes de usalos. Se podes fichar con tarxeta, PIN ou unha app, é a opción con menos papelame e menos risco.

Documento 8 — O permiso para mandar ofertas por WhatsApp ou correo electrónico

Se queres avisar os teus clientes dunha promoción, dun evento ou do menú do día por WhatsApp, SMS ou correo electrónico, precisas o seu permiso explícito e específico para iso: unha caixa que o cliente marca el mesmo, nunca premarcada, e que pode desmarcar cando queira. Este consentimento é distinto do que usas para xestionar unha reserva ou unha factura: un non substitúe o outro.

Garda constancia de cando e como o deu (a data, o formulario, o texto exacto que aceptou). É a túa proba se algún día cha piden.

Documento 9 — Canto tempo gardas cada dato

O último documento é a túa política de conservación: canto tempo gardas cada tipo de dato antes de borralo. En España hai prazos legais que xa marcan o mínimo: as facturas, por exemplo, consérvanse por obriga fiscal e mercantil (consulta coa túa xestoría os prazos exactos aplicables ao teu caso, que varían segundo o tipo de documento). Os datos dun cliente que non volve, ou dun currículo que non contrataches, non se gardan "por se acaso": bórranse cando xa non fan falta.

Os 9 documentos, dunha ollada

Que pasa se non os tes?

O real, sen dramatizar: a AEPD é quen vixía isto en España e pode pedir explicacións, ordenar cambios ou poñer unha multa. O caso do restaurante sancionado con 20.000 € que viches no documento 3 non é unha excepción rara: a memoria 2025 da AEPD sitúa "comercio e hostalaría" entre os tres tipos de infracción que concentran dous terzos do importe sancionado ese ano.

Na práctica, a maioría dos expedientes contra negocios pequenos comezan por unha queixa dun cliente ou dun empregado, non por unha inspección ao chou. Ter estes 9 documentos en orde non é só cumprir a lei: é ter unha resposta clara e á man se algún día alguén pregunta.

Preguntas frecuentes

Un bar cun só empregado precisa igualmente os 9 documentos? Si, aínda que algúns son máis curtos. Se non tes cámaras, sáltaste o documento 3. Se non fas márketing por WhatsApp ou correo electrónico, sáltaste o documento 8. Os demais aplícanse desde o primeiro empregado.

Abonda con copiar un modelo de internet? Un modelo xenérico non menciona o teu NIF, os teus provedores reais nin as túas cámaras concretas, así que non serve tal cal. Serve como punto de partida se o adaptas cos datos do teu negocio.

Quen me pode axudar a encher isto? A túa xestoría, se che leva a contabilidade, é a máis indicada: xa coñece os teus datos fiscais e laborais. Tamén podes xeralos ti mesmo respondendo un cuestionario guiado sobre o teu negocio.

Isto tamén se aplica a un food truck ou a un catering sen local fixo? Si. O que determina que documentos precisas non é o local, senón que datos tratas: se tes clientes, empregados e provedores, aplícanse os mesmos 9 documentos, adaptados á túa forma de traballar.

---

Queres xerar estes 9 documentos cos datos reais do teu restaurante? Tranquilia ten un cuestionario guiado pensado para a hostalaría: preguntas simples, sen xerga, listo nuns 15 minutos. Pódelo ver no caso de uso para restaurantes.

Informe elaborado con fins informativos. Non constitúe asesoramento xurídico individualizado: para o teu caso concreto, consulta a túa xestoría ou un avogado especializado.